Como organizar suas finanças para o fechamento do ano fiscal?

Para empresas de todos os portes, o fim do ano é uma data significativa. Isso porque é a época do ano em que o comércio eleva suas vendas, as indústrias aproveitam para entrar de férias coletivas, e a economia gira de forma diferente do restante do ano. E é preciso estar preparado para essas adversidades.

Por outro lado, o fechamento do ano fiscal envolve uma série de práticas contábeis, institucionais e tributárias para que se tenha certeza de como está a situação geral da companhia frente a seus concorrentes, aos fornecedores, clientes e à própria expectativa de seus gestores.

Por isso, neste texto, vamos discutir os principais pontos envolvidos em um fechamento do ano fiscal e como as finanças devem ser organizadas para que o trabalho seja feito de maneira eficiente.

Então, se você tem dúvidas sobre o assunto, continue a leitura conosco. Nossos especialistas têm dicas que podem ser fundamentais para o crescimento do seu negócio!

O que é um ano fiscal?

O ano fiscal é o fechamento contábil de todo o conjunto de informações relacionadas à contabilidade — de maneira ampla — de uma empresa. No Brasil, o período considerado como o ano fiscal vai justamente de 1º de janeiro a 31 de dezembro. Existem Países que o ano fiscal tem fechamento diferente.

O termo está relacionado ao conceito de fechamento contábil, e nada mais é do que a rotina de acompanhamento e registro das transações financeiras da empresa. Geralmente, as apurações são divididas em quatro trimestres. Porém, o fechamento anual é sempre necessário.

O ano fiscal e o calendário anual são os mesmos no Brasil. Isso significa que as empresas possuem do dia 1º de janeiro a 31 de dezembro para fazerem as suas apurações contábeis. Além dos fechamentos fiscais mensais, é preciso também apresentar um demonstrativo anual de resultados e o balanço patrimonial anual.

O balanço patrimonial do período e a demonstração de resultados do exercício são documentos obrigatórios que precisam ser apresentados entre o final de um ano e o início de outro. Esses demonstrativos são exigidos por diversos entes. Se engana quem pensa que é apenas o fisco que exige, atualmente as análises de crédito feitas pelos bancos são baseadas nesses demonstrativos, não ter a contabilidade em dia com os balanços e balancetes fechados mensalmente pode acarretar na perda de grandes oportunidades.

Como fazer o fechamento do seu ano fiscal?

Em um primeiro momento, muitas informações precisam ser reunidas para que se faça o fechamento do ano fiscal de maneira clara e eficiente. Porém, a burocracia envolvida no processo fica mais simples se os documentos envolvendo a compra e a venda de mercadorias e serviços estiverem em dia. Por esse motivo é importante enviar mensalmente para a contabilidade todas as notas fiscais e a movimentação bancária conciliada, com a identificação de cada pagamento ou recebimento. Isso porque é impossível para a contabilidade fazer os lançamentos contábeis se baseando apenas no extrato bancário, que não traz a identificação da operação.

Isso é também um dos principais motivos para que uma empresa tenha controles internos mínimos, que além de servirem para sua tomada de decisão, servirão ainda para cumprir exigências contábeis. Fazendo o controle mensal e enviando a contabilidade, além de ter sua contabilidade em dia, reunir os arquivos mensalmente se torna muito mais simples e confiável do que deixar acumular e ter que fazer isso anualmente. 

Abaixo, reunimos os principais passos e procedimentos envolvidos em um fechamento fiscal. Acompanhe conosco:

1. Balanço Patrimonial (BP)

Com o balanço patrimonial, todos os ativos e passivos de uma empresa são elencados. Aqui é onde se concentra a maior parte do tempo envolvido em um fechamento contábil. É importante, por isso, ter uma contabilidade organizada que tenha condições de fechar mensalmente seus demonstrativos. É uma via de mão dupla, você envia as informações mensalmente para a contabilidade, e a contabilidade te envia o balancete mensal para que possa apresentar, por exemplo, ao banco quando seu gerente solicitar.

2. Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE)

O Demonstrativo de Resultado do Exercício, conhecido popularmente pela sigla DRE, é um documento contábil que prevê o detalhamento de receitas e despesas de sua empresa, ou seja, tudo o que formou o lucro líquido de uma empresa. 

Para chegar a esse resultado, é preciso confrontar receitas, custos e despesas de um empreendimento. É importante frisar que o Estoque de mercadorias é peça chave para o fechamento desse demonstrativo. 

3. Relatório de Lucros ou Prejuízos Acumulados

Esse demonstrativo é de interesse de investidores, acionistas e gestores de uma empresa. Com o Relatório de Lucros ou prejuízos acumulados, é possível entender melhor a saúde financeira de um empreendimento no período em questão. É muito procurado por pessoas interessadas na companhia.

4. Demonstrativo de Fluxo de Caixa – DFC

O Demonstrativo de Fluxo de Caixa é um relatório contábil que detalha toda a movimentação de entrada e saída do caixa. Nele é possível identificar onde o dinheiro foi utilizado. É obrigatório para grandes empresas, porém, empresas menores que possuem controle interno que forneça informações para sua elaboração também podem fazer uso.

Como organizar suas finanças para o fechamento do ano fiscal?

Esta dúvida é recorrente em clientes de escritórios de contabilidade em todo o Brasil. Nesta época do ano, é comum que algumas empresas, principalmente iniciantes, queiram obter todas as informações necessárias para concluir o fechamento do ano. O problema é que, muitas vezes, as fontes de informação não estão disponíveis ou a empresa não possui controle algum.

Por isso, a indicação dos especialistas é que as empresas deem os seguintes passos:

1. Organize a documentação e envie para a contabilidade mensalmente;
2. Tenha o financeiro conciliado, com identificação de pagamentos e recebimentos;
3. Mantenha o controle de Estoque atualizado;
4. Envie todas as notas fiscais de entrada e saída para a contabilidade mensalmente;
5. Acompanhe juntamente com a contabilidade a apuração dos tributos;

Estes são os passos principais envolvidos em um fechamento do ano fiscal tranquilo. No entanto, é preciso saber que algumas empresas apresentam especificidades que só podem ser compreendidas por um profissional da área contábil. Por isso, converse com a contabilidade e peça orientações sobre o que precisam  para fechar o balanço patrimonial.

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